Todos han estado allí: recibes un correo electrónico que te hace hacer una doble toma. Claro, la otra persona está claramente frustrada o enojada, pero aún se espera que responda. Que deberias hacer Como respondes
Si bien los servicios de mensajería interna y los mensajes de texto ciertamente están creciendo en popularidad, el correo electrónico sigue siendo la herramienta de comunicación más importante y ampliamente utilizada en el trabajo, por lo que su capacidad de usarlo de la manera más profesional posible es crucial. Eso significa que la forma en que responda en la situación descrita anteriormente tiene el potencial de afectar positiva o negativamente su carrera. Incluso si crees que solo estás respondiendo en un tono similar.
Sí, sé que mantenerse profesional en todo momento es más fácil decirlo que hacerlo. Responder correos electrónicos en el trabajo es un arte en sí mismo, y responder a mensajes emocionales lo lleva a otro nivel.
Esta guía lo guiará a través de su respuesta para que pueda evitar conflictos y hacer su trabajo.
Paso 1: tómate un descanso
Es posible que desee volver a leer el correo electrónico que recibió para asegurarse de que lo hizo correctamente, puede hacerlo, pero no empiece a escribir la respuesta en este momento. Su colega, jefe o cliente deja que sus emociones dicten lo que él o ella escribió. No repitas este error. Tómate un descanso y deja que tu genio se enfríe.
Una de las ventajas del correo electrónico es que no tiene que responder de inmediato. ¡A veces es apropiado tomarse horas para componer una respuesta! Aprovechalo. Incluso si siente tensión y el otro lado está esperando su respuesta, seguramente tiene al menos un par de minutos. Levántese de su escritorio, refresque su mente y tome un refrigerio o un vaso de agua. Le ayudará a evitar una reacción instintiva.
Paso 2: no saltes a conclusiones
Sé honesto: ¿estás reaccionando de la manera en que estás porque estás leyendo entre líneas? Cuando se trata de correos electrónicos demasiado emocionales, puede pensar que siente la ira o la frustración de una persona que se irradia a través de la pantalla. Y se sentirá obligado a asumir que hay más que solo lo que hay allí.
Sin embargo, no debes adivinar lo que realmente significaba el otro lado. Es una mala idea juzgar las intenciones de los demás en base a unas pocas oraciones (y a través del filtro de su propio cerebro y la forma en que se comunica).
Resista la tentación de sacar conclusiones precipitadas. Simplemente lea las palabras, reciba la información y prepárese para brindar una respuesta profesional.
Paso 3: mantenlo corto
Teniendo en cuenta la posibilidad de una mala interpretación, recuerde que su tarea es proporcionar una respuesta lo más precisa posible, y nada más. Olvida las respuestas veladas a lo que la otra persona podría haber querido decir.
Estructura tu correo electrónico para que contenga solo un mensaje principal. No significa que deba consistir en una sola oración, pero sí significa que si alguien critica su presentación y le pide una copia de las estadísticas que estaba citando, basará su respuesta en proporcionar las estadísticas (y no defender sus credenciales). )
De esta manera, puede estar seguro de que la otra parte leerá su respuesta y la entenderá exactamente de la manera que lo diga. Lo último que quiere es defenderse solo para saber que su colega no lo estaba criticando; pero que ella simplemente formuló sus comentarios con torpeza.
Paso 4: Sea directo
En general, es una buena idea evitar el sarcasmo y la ironía en los correos electrónicos de su trabajo, especialmente si la situación ya se siente acalorada. A veces puede considerar bromear para aliviar la tensión, pero este plan podría resultar contraproducente.
Tenga en cuenta que el lector no podrá ver sus expresiones faciales o gestos y puede muy bien malinterpretarlo. Por lo tanto, guarde su ingenio característico para conversaciones cara a cara y para un intercambio menos arriesgado.
Paso 5: pide ayuda
Si su correo electrónico no es confidencial, entonces es apropiado pedir ayuda. Quizás su colega sepa mejor cómo tratar con su jefe enfurecido, o su gerente pueda ayudarlo a encontrar el enfoque correcto para su cliente confundido.
Una vez, mi jefe pudo interpretar un correo electrónico que recibí de uno de nuestros clientes porque la conocía muy bien. Me aseguró que no debería tomar su respuesta personalmente, porque había otros factores involucrados. Después de eso, pude calmarme y escribir una respuesta perfectamente apropiada.
Cuando reciba un correo electrónico enojado, no se ofenda. Las personas envían mensajes emocionales cuando no están satisfechas con algo, o se sienten decepcionadas o incluso confundidas. Debe operar bajo la suposición de que no tiene nada que ver con usted personalmente, lo que significa que no debe dejar que el tono lo distraiga de hacer su trabajo y responder profesionalmente.
