En el mejor de los casos, el correo electrónico es una de las formas más eficientes de comunicación: puede ser breve, amable y enviado sobre la marcha para responder sus preguntas o transmitir su mensaje.
Dicho esto, su bandeja de entrada puede causar más problemas de los que resuelve cuando en lugar de una respuesta abreviada y sin sentido, recibe una respuesta de una oración que esencialmente no significa nada. A diferencia de una llamada telefónica, donde puede usar el flujo y reflujo de la conversación para continuar haciendo la misma pregunta de nuevas maneras, puede ser difícil presionar para obtener nueva información por correo electrónico.
La buena noticia es que los correos electrónicos crípticos generalmente se dividen en una de dos categorías, y existe una estrategia para responder a cada tipo. Siga leyendo para conocer los delincuentes comunes y el mejor enfoque para cada uno.
1. La respuesta "No leí el correo electrónico"
El primer tipo de correo electrónico críptico es el que te hace preguntarte por qué te molestaste en escribir en primer lugar. Le envía un correo electrónico a su jefe para informarle que su vuelo está en tierra, y él le responde que lo verá en la oficina "en unas pocas horas". O bien, le pide a un grupo de constituyentes direcciones actualizadas, y la mitad de ellos le envían a todos su información, y la otra mitad te envía solo sus números de teléfono.
Ugh ¿Qué tan difícil es leer un correo electrónico?
En realidad, ese es tu punto de partida. Como dicen, es más fácil cambiarte a ti mismo que cambiar a los demás. Entonces, lo primero que debe hacer es revisar sus correos electrónicos de manera objetiva. ¿Estás entrenando a las personas para que no las lean enterrando la pregunta en un correo electrónico de cinco párrafos? Pensando en el ejemplo anterior, ¿mencionó su vuelo retrasado al final del resumen de dos páginas de su viaje de negocios (que su jefe probablemente planeaba revisar más adelante)? Pruebe nuestras pautas para asegurarse de que sus correos electrónicos sean leídos y respondidos.
Pero si bien escribir correos electrónicos más claros está bien para la próxima vez, ¿cómo debería responder a su no lector en este momento? El mejor enfoque es presentar la información clave como "información nueva" (que explica por qué está escribiendo de nuevo).
En el caso de los ejemplos anteriores, podría intentar: “Nueva información de la aerolínea: el vuelo probablemente no despegará hasta la mañana. Parece que pasaré la noche en Chicago "o" Gracias por enviar tu número de teléfono; ¿podría también enviar una dirección actualizada cuando tenga la oportunidad? ”. Hágalo lo más breve posible (una o dos líneas, para que no se pierda nada), mientras reitera cortésmente lo que necesita.
2. La respuesta "Esto no es una prioridad para mí"
Expones una situación preguntando a un colega principal si debes adoptar el enfoque A o B, y su respuesta es: "Buena suerte". O le preguntas a un nuevo contacto cuando podría ser un buen momento para conectarte y ella dice que le encantaría a, pero no incluye ningún momento real.
¿Suena familiar? Tengo algunas malas noticias: la persona con la que te estás comunicando no está dispuesta a responderte en este momento.
Por supuesto, hay una diferencia entre un correo electrónico que lo rechaza de plano y uno que le da un momento en que su contacto puede estar más disponible, por ejemplo, "Me encantaría reunirme para tomar un café, pero estoy abrumado por el fin de mes "se presta a un seguimiento natural de dar vueltas en unas pocas semanas.
Pero la respuesta despectiva sin información adicional, por ejemplo, "¿Cuándo puedo ver algunos números?"; "Claro". Sugiere que obtener la información que necesita no es una prioridad para su lector.
Si definitivamente es una prioridad para usted, es hora de llamar su atención. Intenta responder con esta fórmula:
- La información que necesitas
- Un plazo firme
- Confirmando a través de una pregunta.
Por ejemplo: "Sé que tiene algunos eventos este fin de semana, pero necesito el presupuesto revisado de catering para el miércoles, ¿podrá proporcionarlo para entonces?" O, "Mi reunión de clientes está programada para las 10 de la mañana del viernes; ¿es factible proporcionar breves notas sobre mi presentación antes de eso? ”La focalización en lo que necesita enfocará al lector; incluir una fecha específica ("el próximo martes" en lugar de "en las próximas dos semanas") lo elevará a la lista de prioridades; y terminar con una pregunta significa que el destinatario debe responderte.
Puede ser frustrante cuando alguien se toma el tiempo de responder pero no se esfuerza por brindarle la información que necesita. Use los consejos anteriores para resolver el problema y responder de una manera que lo ayude a hacer el trabajo.
