Cuando comencé a trabajar, nunca entendí por qué la gente odiaba tanto las reuniones. Amo a las personas, me encantan las conversaciones de lluvia de ideas, y me encanta una excusa para no mirar mi computadora por varias horas, ¿cómo podrían no ser más que geniales?
Por supuesto, con el tiempo, comencé a entender por qué tienen una mala reputación. Elimine el hecho de que la mayoría de las reuniones son ineficientes, si no improductivas y una pérdida de tiempo, toma alrededor de 23 minutos y 15 segundos volver a concentrarse en lo que estaba trabajando antes de una reunión (por eso somos grandes admiradores de convirtiendo los innecesarios en correos electrónicos).
Como alguien que (y conoce a muchas personas que también lo han hecho) ha tenido días de reuniones consecutivas, sé lo difícil que puede ser hacer todo su otro trabajo. Aquí hay algunos consejos sobre cómo pasar el día lo mejor que pueda, si cancelar no es una opción.
Preparación para la reunión
Es probable que sepa con un par de días de anticipación cuándo tendrá un día lleno de reuniones. Entonces, use ese tiempo de preparación para organizarse.
Asegúrese de tener todo lo que necesita para presentar o ejecutar cada reunión. Si es un asistente, revise cualquier documento o agenda que le hayan enviado sus colegas para tener una idea de lo que necesita traer y lo que se discutirá (si no tiene nada de esto, ¡pídalo!).
Saber lo que se avecina le ahorrará la dificultad de buscar archivos, rastrear información o desperdiciar energía mental en sorprenderse por lo que está aprendiendo.
Haga el trabajo antes de tiempo
Mira lo que tienes el día después de la reunión. ¿Hay algo que pueda hacer por adelantado? Al trabajar durante su almuerzo o quedarse solo 30 minutos más tarde de lo habitual el día anterior, puede interrumpir algunas tareas y no terminar su día lleno de reuniones como si estuviera muy atrasado.
Planifique cómo aprovechará esos momentos intermedios
A veces las reuniones terminan temprano. A veces comienzan tarde. Y a veces se cancelan. (Y a veces el presentador pasa los primeros 10 minutos tratando de conectar su computadora).
Prepárese para usar esos momentos libres sabiamente.
Haga una lista de todo lo que se puede hacer en menos de cinco minutos. Luego, recurra a esa lista (y no a las redes sociales) cuando tenga minutos de sobra.
Bloquee cualquier tiempo libre que tenga
Otro truco obvio es bloquear físicamente cualquier momento que tenga entre reuniones en sus calendarios.
Trabajar en la reunión (cuando sea posible)
OK, no te doy permiso para no escuchar en la reunión, pero también me doy cuenta de que todos lo hacen en algún momento. Y también sé que surgen incendios que debe abordar, sin importar cuán importante sea la discusión.
Entonces, si hay una pausa en la conversación, eres simplemente un observador en la reunión, o estás seguro de que no eres necesario en ese momento, te doy permiso para abordar alguna de esas frutas bajas en ocasiones: ya sea respondiendo a un Slack, respondiendo un correo electrónico importante del cliente o llenando un documento rápido.
En realidad comer el almuerzo
Si no es completamente tabú en su oficina, almuerce durante la reunión. Y tome descansos en el baño, incluso si eso significa irse a la mitad o llegar tarde al siguiente. Ah, y traiga agua y un refrigerio para que no se sienta hambriento o deshidratado.
Esto ayudará a mantener su energía para que pueda abordar las cosas más adelante (más sobre eso a continuación).
Planee que sea un día largo
Si su día va a estar completamente lleno, entonces podría valer la pena pensar que probablemente no se irá cuando lo desee idealmente. Es una lástima tener que trabajar fuera de tu horario habitual, pero saber que viene hará que sea un poco menos doloroso.
Cancele sus planes esa noche
Dicho esto, no alargues tu día teniendo planes para después del trabajo. Esto no solo pondrá una fecha límite sobre qué tan tarde puede trabajar, sino que también significará que terminará el día más agotado de lo necesario. En lugar de eso, conviértalo en una noche de autocuidado que sea relajante y sin estrés.
Llegar temprano
Configure su alarma un poco antes de lo habitual y llegue a la oficina antes que los demás. Esto te deja un montón de tiempo libre de distracciones para concentrarte antes de que el día realmente comience. Y esto también se aplica a los noctámbulos: incluso si llegas temprano y solo pasas la primera hora haciendo una lista de tareas para el día, te sentirás mejor.
Evita esto en el futuro
Puede intentar seguir estos consejos para reducir la cantidad de reuniones a las que debe asistir en el futuro.
O, volviendo a la idea de "bloquear su idea de calendario", puede asegurarse de bloquear dos o tres horas todos los días para su trabajo. Esto ayuda a garantizar que casi siempre tenga tiempo para trabajar. Si bien, por supuesto, tendrá que mover esos bloques para acomodar a otras personas y plazos, es un gran comienzo.
No hay duda de que tener un día completo de reunión apesta. Sin embargo, no es imposible sobrevivir un día como este y seguir haciendo tu trabajo (después de todo, si yo puedo hacerlo, tú también puedes).
