¿Conseguí un trabajo? ¿Uno que involucra una computadora, una conexión a Internet y un escritorio?
Entonces, probablemente va a escribir el correo electrónico de una novela este año, mientras se ocupa de unos 100 correos electrónicos al día.
Creo que todos podemos estar de acuerdo: la sobrecarga de correo electrónico está llegando a un punto álgido. (Y no una buena fiebre, como la discoteca o el cencerro. Una fiebre fuerte. Como la fiebre tifoidea).
Como la mayoría de las personas, he pasado una cantidad considerable de tiempo pensando en cómo organizar correos electrónicos, priorizar correos electrónicos y responderlos más rápido. Pero últimamente, he estado considerando una pregunta más interesante: ¿Cómo puedo "entrenar" a las personas (gentil y amorosamente, por supuesto) para que me envíen menos correos electrónicos en primer lugar?
Aquí hay tres de mis técnicas favoritas.
¿Son conceptos revolucionarios? Realmente no. ¿Son cuerdos, recordatorios sensibles? Creo que sí. Y si está de acuerdo, espero que me envíe un correo electrónico y me cuente todo al respecto. (Solo bromeaba. Completamente.)
1. No responda todos los correos electrónicos de inmediato (o en absoluto)
Esto puede sonar contradictorio, pero cuando realmente profundiza en ello, muchos "correos electrónicos urgentes" tienden a resolverse sin su ayuda.
Caso en cuestión: aproximadamente una vez al día, recibiré un correo electrónico frenético de un cliente, colega o cliente encantador que dice algo como:
"Alex! ¡Ayuda! Estoy tratando de hacer _________ pero no recuerdo lo que me dijiste que hiciera sobre _________. ¿Puedes recordarme otra vez?
Alrededor del 90% de las veces, si espero una o dos horas y no hago nada, esa misma persona responde y dice:
"Alex! ¡Hurra! Me lo imaginé. Mi error. ¡No importa!"
Al elegir no responder instantáneamente, está "capacitando" a las personas para que sean más autosuficientes, mientras crea expectativas sensatas y realistas sobre la rapidez con la que podrá responder.
Por supuesto, use el sentido común aquí. Si trabaja en un puesto de servicio al cliente, y un elemento clave de su trabajo es responder rápidamente a las personas que necesitan su ayuda, entonces, obviamente, su definición de "quién necesita mi ayuda" será diferente a la de otra persona.
Pero no importa qué tipo de trabajo tenga, puede intentar el siguiente paso.
2. Cree una respuesta automática con respuestas útiles a las preguntas frecuentes
Haga una lista de preguntas frecuentes que la gente le envíe por correo electrónico, día tras día. Luego, coloque sus respuestas en una respuesta automática que le brinde a las personas exactamente lo que necesitan.
Es altamente eficiente, y nuevamente, envía un mensaje sutil de que aprecias a las personas que están dispuestas a ayudarse a sí mismas.
Aquí hay un ejemplo simple:
¡Hola!
Muchas gracias por escribir.
Si está leyendo estas palabras, significa que estoy hasta las rodillas en un proyecto grande y emocionante, y no revisaré mi correo electrónico durante varias horas.
Pero gracias a la magia del correo electrónico, todavía puedo ayudarte, ¡ahora mismo!
Si envía un correo electrónico para configurar una reunión:
Utilice mi herramienta de programación en línea, aquí. Es la mejor manera de cerrar el tiempo.
Si envía un correo electrónico para obtener una actualización de estado del Proyecto XYZ:
Consulte la línea de tiempo actualizada, aquí.
Si tienes una pregunta extremadamente urgente:
Por favor llame a mi celular al ### - ### - ####. O pasear hasta mi escritorio en el tercer piso. Estaré cerca.
3. Responda con declaraciones, no más preguntas
Si concluye sus correos electrónicos con preguntas abiertas como estas:
"¿A qué hora crees que deberíamos almorzar?"
"¿Recuerdas cómo actualizar el sitio web o necesitas ayuda?"
"¿Cómo crees que deberíamos proceder desde aquí?"
Sus preguntas solo generarán más correos electrónicos, con aún más preguntas, que requieren su pensamiento y atención continuos.
Entonces, en lugar de una pregunta abierta, intente finalizar sus correos electrónicos con una declaración clara, como:
“Almorcemos a las 12:30 p.m. Nos vemos en el Café Luna.
“Cuando esté listo para actualizar el sitio web, aquí hay un tutorial de WordPress y un enlace a las pautas de marca de nuestra compañía. Estoy aquí si necesitas más ayuda.
“Volvamos a conectarnos en una semana. Te llamaré a las 10 de la mañana del próximo lunes.
Si lo que estás proponiendo no funciona para tus destinatarios, ¡bueno, te lo harán saber! Pero la mayoría de las veces, estarán agradecidos por su precisión. Estás eliminando el trabajo mental para ellos, sin mencionar una larga cadena de innecesarios movimientos de ida y vuelta.
¿Para resumir todo esto?
Si desea capacitar a las personas para que le envíen menos (y mejores) correos electrónicos: Modele el comportamiento que desea ver en el mundo.
Si tiene la costumbre de enviar correos electrónicos a amigos y colegas para pedirle consejos sobre cosas que probablemente podría simplemente buscar en Google, entonces otros probablemente le harán lo mismo.
Si escribe correos electrónicos largos, divagantes, de rompecabezas, obtendrá respuestas que son igualmente desconcertantes.
Pero, si usted es atento y conciso, entonces elevará el listón para todos en su círculo, enseñándole a los demás exactamente cómo quiere que lo traten.
Entonces, sé un maestro claro y constante. Su bandeja de entrada (y su psique) se lo agradecerán.
