La mayoría de nosotros hemos estado allí: tienes ocho millones de cosas para terminar, sin embargo, nada parece hacerse. Elabora una lista de tareas después de la lista de tareas y siente que está agregando más elementos a la lista de los que está marcando. ¿Esto significa que solo eres terrible en la gestión del tiempo, o es algo más?
He aquí un hecho aterrador (pero extrañamente reconfortante): un 89% de las personas no termina regularmente sus listas de tareas diarias. Entonces, no te preocupes, ¡no estás solo!
Otra razón para no preocuparse: hay estrategias simples que puede emplear para hacer más y hacer que su lista de tareas sea más manejable. Aquí hay un resumen de nuestros mejores consejos para la lista de tareas pendientes, porque es hora de convertirse en uno de esos 11% que realmente terminan lo que se propusieron hacer.
1. Tome la regla 1-3-5 en serio
En el transcurso del día, es fácil quedar atrapado en todas las pequeñas cosas que surgen. Claro, realmente quería terminar ese gigantesco informe del comité que le ha estado pesando durante semanas, pero solo tenía que llenar su lista de tareas pendientes con 17 cosas más que necesitan su atención inmediata.
O ellos?
Aquí es donde la regla 1-3-5 es útil: al mapear una cosa grande, tres cosas medianas y cinco cosas más pequeñas que quieres hacer ese día (y, sí, esa es generalmente la cantidad de tareas que puedes hacer razonablemente termine en un día), sabrá instantáneamente cuáles son sus prioridades (y qué puede esperar). Y si la prioridad es su mayor problema cuando se trata de productividad, esto lo ayudará a mejorar.
Si trabaja en un trabajo en el que las cosas realmente surgen y deben tratarse lo antes posible, deje uno de sus medios y uno o dos de sus pequeños espacios abiertos cada día para satisfacer las necesidades inmediatas más importantes.
Para hacer esto aún más fácil, hemos creado una hoja de cálculo muy simple (y bonita) para que pueda mapear sus elementos 1-3-5, que puede descargar aquí.
2. Use el método Eisenhower
Alex Honeysett hace un gran desglose del Método Eisenhower, pero lo esencial es que debe comenzar a comprender dos cosas sobre cada una de sus tareas pendientes: ¿Qué tan importante es y qué tan urgente es? La gran lección aquí es que lo importante no siempre es urgente, y viceversa.
La idea de priorizar tareas puede ser desalentadora (especialmente si no sabe dónde deberían estar sus prioridades), por lo que este sistema crea una cuadrícula muy simple para basar su lista de tareas pendientes. Busca las cosas que son urgentes e importantes, y hazlas primero. No pierda su tiempo preocupándose por cosas que parecen urgentes, y bloquee períodos específicos de tiempo en su agenda para las que son importantes pero que no necesitan hacerse en ese mismo momento. ¿Y algo que usted determine no es urgente o importante? Haga todo lo posible para sacar eso de su lista de tareas pendientes.
3. Comprométete a una sola aplicación de lista de tareas
Una buena amiga mía se quejaba una vez de que nunca fue capaz de acercarse a hacer su lista de cosas por hacer, y una vez que abrió su computadora, vi por qué: tenía nueve productividad o listas de tareas diferentes ¡las aplicaciones van al mismo tiempo en su escritorio!
Muchas personas cometen el error de pensar que el término "cuanto más mejor" se aplica a las aplicaciones (especialmente las de productividad), pero para la gran mayoría de las personas, no lo hace. Pasarás la mitad de tu día jugando con todo, y no hay forma de que puedas aprender los entresijos de cada aplicación.
En su lugar, tómese un poco de tiempo para revisar las opciones de la aplicación de productividad (aquí hay una buena lista para comenzar) y elija solo una para comprometerse. Descárguelo, lea sobre las funciones y comprométase un mes completo a usar únicamente esa aplicación para sus necesidades de lista de tareas. Te sorprenderá cuánto más podrás hacer cuando no estés inquieto con tantas cosas diferentes todo el tiempo.
4. Sea específico sobre lo que implica cada elemento de la lista de tareas
No debe dar la misma cantidad de peso para completar un informe que le tomará cinco horas escribir y enviar un correo electrónico que solo necesita dos minutos de su tiempo. En cambio, desglose los pasos que conlleva cada elemento de la lista de tareas pendientes hasta que todos tomen aproximadamente el mismo tiempo y esfuerzo (un experto sugiere que cada tarea no debería tomar más de 10 minutos), y piense en ellos como su propia tarea pendiente. Lista de artículos.
Al visualizar realmente cuánto trabajo tomará todo, es más fácil planificar el resto de su lista de tareas y su agenda diaria en consecuencia. Si bien decir "escribir el informe del comité" puede hacer que parezca fácil, trazar los seis pasos que vienen con eso le permitirá bloquear la cantidad de tiempo correcta y mover otros elementos de la lista de tareas a una fecha posterior si es necesario .
5. Crear una lista de "Listo"
Tengo una amiga que se apega a una lista clásica de tareas pendientes de papel y lápiz, y una de las razones por las que le gusta tanto es porque le encanta la apariencia de tener artículos tachados en una hoja de papel después de un largo día. Hay una sensación de logro allí que no existe con muchas aplicaciones de lista de tareas.
Crear una lista de "Listo" (más sobre eso aquí) no solo le da la misma sensación de logro cuando puede mirar hacia atrás en todo lo que hizo ese día, sino que si echa un vistazo a la lista y se da cuenta de que realmente no logró nada, también es una gran llamada de atención que necesita reenfocar y repensar lo que está pasando su día haciendo.
Tenga en cuenta al intentar cualquier nuevo truco de productividad que lleve tiempo ajustar, por lo que si las cosas no parecen funcionar después de un día, no se rinda. Dale un nuevo truco a la lista de tareas al menos un mes. ¡Serás una máquina de productividad en muy poco tiempo!
