LinkedIn lanzó una encuesta el año pasado que revela que nuestras listas de tareas profesionales necesitan urgentemente un cambio de imagen. Resulta que no somos tan buenos para "hacer" las cosas que nos decimos que debemos hacer. De hecho, casi el 90% de los profesionales admitieron que no pueden realizar todas las tareas en su lista de tareas pendientes al final de un día laboral promedio.
Entonces, si estás cansado de abordar las mismas tareas pendientes todos los días, es hora de cambiar eso. Aquí hay cinco trucos para aumentar su productividad y ayudarse a sí mismo a completar su lista.
1. Mantenga una sola lista de tareas pendientes para el trabajo
Seamos honestos: si desea obtener una visión completa de todo lo que tenía que hacer para trabajar en este momento, es probable que no pueda encontrarlo todo en una sola lista. En cambio, tiene algunos post-it aquí, un borrador guardado en su correo electrónico allí, notas adhesivas o archivos de texto en su computadora, y tal vez una aplicación o dos en su teléfono.
Y aunque generalmente es una buena práctica separar el trabajo y el juego, es imprescindible tener un solo lugar para sus tareas relacionadas con el trabajo. Así que elija su método de elección y comience a consolidar. Puede estar en cualquier lugar: una lista escrita a mano dentro de su planificador de confianza, un documento que guarda en su escritorio o una aplicación en su teléfono .
Sin embargo, asegúrese de que puede agregar a su lista desde cualquier lugar, lo que significa que si usa una aplicación de escritorio, querrá configurar un sistema para capturar las tareas pendientes de su computadora, como las tareas que obtiene mientras en una reunión. Personalmente, me gusta escribirlas en notas adhesivas y luego eliminarlas o tirarlas una vez que las haya transferido a la lista maestra.
2. Siga la regla 1-3-5
Ahora que tiene una lista completa de todo lo que tiene que hacer para trabajar, debe definir una lista de tareas diarias. En un día determinado, suponga que solo puede lograr una cosa grande, tres cosas medianas y cinco cosas pequeñas. (Nota: si pasa gran parte de su día en reuniones, es posible que deba revisar esto un poco.) Antes de salir del trabajo, tómese unos minutos para definir su 1-3-5 para el día siguiente, de modo que esté listo golpear el suelo corriendo por la mañana. Si su posición es una donde cada día conlleva muchas tareas inesperadas, intente dejar en blanco una tarea mediana y dos tareas pequeñas, en preparación para las solicitudes de último minuto de su jefe.
Sí, sé que puede ser difícil reducir su lista de tareas pendientes a 1-3-5, pero es importante priorizar. Te guste o no, solo tienes tantas horas en el día y solo vas a hacer un número finito de cosas. Obligarse a elegir una lista 1-3-5 significa que las cosas que hará serán las que eligió hacer, en lugar de lo que acaba de hacer.
Planificar con anticipación de esta manera también significa que podrá tener conversaciones más informadas con su gerente cuando él o ella le deje algo nuevo que deba hacerse de inmediato, así como las herramientas para volver a priorizar su otro trabajo. Por ejemplo, cuando una presentación sorpresa cae en su regazo, intente: "Claro, puedo enviárselo antes de las 3 p.m., pero los informes Q1 no estarán listos hasta mañana entonces, ya que había programado trabajar en eso hoy ".
¡Mira nuestra lista de tareas pendientes 1-3-5!
3. Complete una tarea importante antes del almuerzo (su menos favorita, si es posible)
Admito que este es duro para mí, pero funciona. Tome una de sus tareas grandes o medianas y acéptela a primera hora de la mañana, antes de enviar un correo electrónico, incluso si puede. No hay mejor sensación que tachar una tarea difícil antes del almuerzo. El autor Brian Tracy llama a esto "comerse la rana", adaptada de la famosa cita de Mark Twain: "Come una rana viva a primera hora de la mañana y nada peor te pasará el resto del día".
Mi cofundadora, Kathryn, a menudo define sus "ranas" en la noche para prepararse para el día siguiente; con eso, ella está preparada para enfrentarlos en la mañana, y eso le impide realizar tareas menos agradables durante muchos días.
4. Use su calendario como una lista de tareas pendientes
Si descubre que siempre sobreestima cuánto puede hacer en un día, un enfoque eficaz es incluir sus tareas pendientes en su calendario, como una reunión. En lugar de resumir sus tareas diarias en una lista, prográmelas, dejando suficiente tiempo para cada una. Enviar su información de confirmación W2 a RR. HH. Puede llevar 15 minutos, mientras que preparar la estrategia Q1 para su equipo puede requerir algunas horas. Lo importante es ser realista.
Cuando intente este enfoque, también asegúrese de bloquear el tiempo en su calendario para ponerse al día con el correo electrónico, la lluvia de ideas u otras tareas importantes pero no orientables. Por ejemplo, intente bloquear una hora por la mañana y una hora por la tarde para trabajar en su bandeja de entrada, y luego no pierda tiempo entre tratar de manejar los correos electrónicos en el momento en que entran, cuando realmente había planeado trabajar. en otra cosa
5. Reduzca las reuniones para aumentar el tiempo productivo
Finalmente, si encuentra que realmente no puede hacer lo que cree que debería poder hacer en un día, a pesar de todos los consejos anteriores, considere si podría estar sufriendo de reuniones.
Como dijo una vez el economista John Kenneth Galbraith, "las reuniones son indispensables cuando no se quiere hacer nada". De hecho, múltiples encuestas realizadas sobre el tema llegaron a conclusiones similares de que entre un cuarto y la mitad del tiempo dedicado a las reuniones es un desperdicio, por no mencionar que realmente no puede hacer sus otras tareas pendientes mientras está sentado abajo hablando con alguien más.
La solución: limite sus reuniones. Antes de programar una reunión, piense si esto podría resolverse con un correo electrónico o una llamada telefónica primero, o ingresando a la oficina de alguien por unos minutos. Si se requiere una reunión, enumere los elementos clave de la agenda para determinar los participantes necesarios y la menor cantidad de tiempo que pueda programar. Y sí, está totalmente bien programar una reunión de 20 minutos, ¡no es necesario redondear a 30! Si debe tener reuniones, intente agruparlas para dejar grandes períodos de tiempo ininterrumpidos durante el día para que pueda realizar el trabajo real.
Sí, reorganizar y planificar con anticipación son ambas inversiones por adelantado, pero solo piense en lo feliz que estará cuando tenga una lista completa de tareas pendientes. ¡Así que organízate, reúne todas tus tareas pendientes en un solo lugar, minimiza tus distracciones y comienza a conquistar esa lista (de un día)!
