¿Alguna vez saliste de una reunión pensando, "wow, no llegamos a ninguna parte ?"
Reunir un grupo a menudo puede ser la forma más eficiente de avanzar en una gran decisión o plan. Pero solo funciona si la reunión está configurada correctamente.
Entonces, cuando sea tu turno de liderar, utiliza estos cinco pasos para preparar tu reunión para el éxito, incluso antes de que entres por la puerta.
1. Invita a las personas adecuadas
Nada puede desanimar una reunión como tener a las personas equivocadas en la sala. Si su objetivo es que el grupo tome una decisión al final de la reunión, asegúrese de que todos los que tengan una participación importante o poder de veto sobre esa decisión estén en la mesa. ¿Discutir una nueva estrategia de ventas para un producto? Probablemente desee que los líderes de ventas y el gerente de producto estén allí, o no se decidirá nada.
Por otro lado, tener demasiadas personas "adicionales", o personas que son significativamente más senior o más junior que todos los demás en la sala, puede desviar la dinámica. Si no necesita que el jefe de relaciones públicas intervenga en un cambio de fabricación, no lo invite. Si todo el mundo está intimidado por el CFO, déjelo fuera de una reunión inicial de lluvia de ideas.
2. Piensa en dar tarea
¿Desea que las personas comiencen desde cero, o sería útil para todos entrar a la reunión con información básica? Si está presentando un plan en el que desea participar, envíelo la noche anterior (no la hora anterior), por lo que es probable que al menos algunos de los asistentes tengan tiempo de revisarlo y digerirlo.
Y si desea que las personas aporten ideas a la reunión, dígales.
3. Establecer una agenda
Si está organizando la reunión, debe establecer la agenda. Si comienza la reunión diciendo: “Estamos aquí para discutir nuestra estrategia de redes sociales. ¿Quién tiene ideas? ”- bueno, estás pidiendo caos.
En su lugar, reparta, o escriba en una pizarra blanca o en un rotafolio, los temas que planea que el grupo discuta, en el orden en que desea cubrirlos. Por ejemplo, su agenda podría ser:
Cuando todos conocen el plan, es más probable que se mantengan en el tema. Además, la agenda le brinda una estructura a la que recurrir: si la discusión se sale del tema o se detiene, puede recordarles a todos en la sala lo que se supone que están discutiendo.
4. Dile a la gente los objetivos
Los objetivos no son lo mismo que una agenda. Una agenda es de lo que vas a hablar. Los objetivos son lo que desea lograr, o las metas de la reunión: decisiones que deben tomarse en la mesa, próximos pasos que deben acordarse.
Por ejemplo, los objetivos para la reunión hipotética anterior podrían ser:
5. Sin sorpresas: "preventa" sus grandes ideas
Si presenta un gran plan o recomendación, siempre es ventajoso saber cómo van a reaccionar las personas en la sala. ¿Quién es probable que te apoye? ¿Quién es probable que lo desafíe, y qué objeciones es probable que planteen?
Antes de la reunión, identifique a las personas clave cuya opinión es importante y comparta su plan o recomendación con ellos uno a uno. Solicite su opinión. "Vende" tu idea antes de la gran reunión. Tome nota de las inquietudes que planteen y adapte la forma en que presenta su plan para abordar esas inquietudes.
¿El vicepresidente de finanzas cree que su plan de lanzamiento va a costar demasiado? Asegúrese de preparar un presupuesto estimado y averigüe el costo de otros lanzamientos para poder poner en perspectiva su presupuesto propuesto. De esa manera, la conversación no se desvanecerá cuando ella diga que su plan "suena caro".
Por otro lado, si a todos les encanta el componente de redes sociales de su plan, genial. No pierdas 20 minutos justificando por qué las redes sociales son importantes, solo salta a los detalles de tu plan real o enfoca la atención del grupo en otras áreas en las que tienes que tomar decisiones.
Si se organiza con anticipación, reúne al grupo adecuado y evita sorpresas, se preparará para aprovechar al máximo el tiempo del grupo. Además, seguro que impresionará a todos en la sala con su preparación y tendrá la oportunidad de brillar como líder.
