Si alguna vez ha trabajado en una oficina, sabe que las reuniones son la oveja negra de las tareas laborales. Nos encanta odiarlos y nos esforzamos por eliminarlos para siempre, y sin embargo, seguimos teniendo ellos, una y otra vez hasta que nos preguntamos por qué pasamos tanto tiempo en ellos.
Todos tienen sus secretos para navegar por el complicado paisaje de las reuniones (y algunos son mejores que otros).
Entonces, resumí las estrategias para disminuir la carga de su reunión (y aumentar su productividad) de cuatro líderes exitosos de la compañía. Quién sabe, ¡podrías probar una de estas tácticas en tu propia oficina!
1. Crear intervalos de tiempo "Sin reunión"
Este es el truco más antiguo y fácil del libro, para cualquiera que tenga dificultades para programar un trabajo descarado.
Y funcionó para Andrew Fingerman, CEO de PhotoShelter:
“Durante poco más de un año, me he negado a celebrar reuniones antes del mediodía. El impacto en mi productividad ha sido asombroso. Como alguien que también tiene TDAH, descubrí que las mañanas son imprescindibles para el trabajo que requiere mi más alto nivel de pensamiento crítico. Entonces, si alguien necesita reunirse conmigo desesperadamente por la mañana, casi siempre me niego y pregunto si podemos elegir un horario por la tarde. La única condición en la que cederé es si la reunión se alinea perfectamente con mis principales prioridades ".
En The Muse, hemos adoptado una estrategia similar mediante la implementación de "Miércoles ganadores", donde, de 9 a. M. A 1 p. M. Los miércoles, nadie en la empresa puede programar reuniones.
"Las quejas más comunes fueron que las personas no tenían suficiente tiempo de reflexión constante porque las reuniones se interrumpían con tanta frecuencia", dice nuestro vicepresidente de personas y talento, Toni Thompson. "Hay un par de reuniones que la gente me ha dicho que no pueden parar, pero si el esfuerzo reduce incluso el 70% de las reuniones improductivas y reemplaza aquellas con mucha productividad, creatividad y cordura de los empleados, vale la pena".
2. Tener reuniones solo un día a la semana
Mattan Griffel es cofundador y CEO de One Month. Para resolver sus propios problemas de reunión, decidió que en lugar de bloquear ciertos momentos, bloquearía todos los días excepto uno.
Contrario al propio sistema de The Muse, Griffel celebra reuniones únicamente los miércoles: “No hago gran cosa por eso. Si alguien pide tomar café el martes, le preguntaré si el miércoles funciona. Si ese miércoles está totalmente reservado, preguntaré sobre el próximo miércoles (a veces tengo que reservar dos o tres miércoles), dice en un artículo reciente de Forbes . Sorprendentemente simple, ¿verdad?
Descubrió que el resultado no es solo grandes bloques de tiempo para concentrarse en otras tareas, sino que "obligar a las personas a esperar hasta el miércoles a menudo filtrará las reuniones sin importancia". Eliminará a las personas que desean algo de su tiempo pero que no están dispuestas a esperar o trabajar dentro de su horario. Eso es genial para mí, ya que no quiero reunirme con esas personas de todos modos ".
3. Revisando el calendario regularmente
"Hemos estado reevaluando regularmente las reuniones trimestralmente para reelaborar los horarios de las reuniones cuando sea necesario", dice Dinah Alobeid, Directora de Comunicaciones de Greenhouse. Esto significa que en cada trimestre, todos en la compañía miran su calendario y deciden si ciertas discusiones se pueden mover a otro canal.
Puede hacerlo fácilmente con su propio horario. Para ayudar a reducir qué reuniones se realizan y cuáles no, Alobeid sugiere reducir el plazo: “Comience con reuniones de 30 minutos y reduzca a 20 minutos cuando sea posible; lo mismo ocurre durante 60 minutos, ¿por qué no prueba con 45? ”. Puede descubrir que puede lograr lo mismo en menos tiempo, si no es a través de un correo electrónico o un documento de Google.
Además, dice: "Dedique tiempo el lunes a planear lo que desea lograr esta semana y qué reuniones deben realizarse para realizar el trabajo y hacer avanzar ciertos proyectos". Si no se ajustan a sus prioridades, elimine ellos.
4. Celebración de una purga de reunión
Alex Villa, Director de Operaciones de Healthify, lleva lo anterior aún más lejos al organizar una "purga de reunión" en su empresa:
"Este es un punto específico en el tiempo cada seis a nueve meses en el que eliminamos el 100% de las reuniones periódicas e instituimos las reglas por las cuales se pueden volver a agregar".
Entonces, ¿qué constituye exactamente traer una reunión de regreso al calendario para Villa y su equipo? “Para reuniones no recurrentes y orientadas al cliente, puede mantener o eliminar la reunión a su discreción. Las reuniones eliminadas no se pueden volver a agregar durante al menos dos semanas. Después de esas dos semanas, solo puede volver a agregar la reunión si la mayoría de los asistentes solicitan de manera proactiva que la traigan de regreso (¡está prohibido presionar para sus propias reuniones!) "
La respuesta en su compañía ha sido increíblemente positiva, a pesar de ser una solicitud tan intimidante: “A todos les encanta y no pueden esperar para eliminar todo. Sin reconocer el problema, comienzas a tener la incómoda situación de que nadie quiere ser el que diga: 'Esta reunión no es útil, ¿podemos cancelarla?' En última instancia, pasamos por ciclos de rendimiento óptimo en los que las personas logran un buen equilibrio al poder colaborar sin dejar de tener tiempo para hacer su trabajo individual ".
Si bien lograr que todos los miembros de su equipo participen en este plan podría ser difícil, vale la pena probarlo para reuniones más pequeñas. Hable con sus compañeros de trabajo sobre la eliminación de cualquier registro no urgente durante un par de semanas, y vea si afecta negativamente su trabajo.
Resolver la sobrecarga de la reunión realmente se reduce a priorizar su carga de trabajo, razón por la cual las estrategias anteriores son tan efectivas.
