Para la mayoría de nosotros, nuestras bandejas de entrada son el enemigo: un agujero negro sin fondo de dolor, desesperación y cupones de ventas de los que nunca podemos salir.
Y aunque puedes intentar archivar automáticamente y cancelar tu suscripción, solo hay algunos correos electrónicos que no puedes evitar. No podrá evitar que su empresa le envíe todos los informes de su equipo o evitar que ese molesto publicista le eche el comunicado de prensa después del comunicado de prensa.
Pero hay un tipo de correo electrónico que puede detener: correos electrónicos de seguimiento.
Piénselo: cuantos más correos electrónicos acumule, más tiempo le llevará responderlos. Cuanto más tiempo tarde en responder, más correos electrónicos de seguimiento la gente decidirá enviar solo para asegurarse de que haya recibido sus mensajes. En poco tiempo, estás atrapado en un círculo vicioso y perpetuo. Si una plétora de personas te envía correos electrónicos de "Oye, ¿recibiste el mensaje que envié ayer?", ¿Te imaginas cuánto espacio y tiempo extra se está desperdiciando?
Afortunadamente, hay una manera súper fácil de reducir la cantidad de mensajes de seguimiento (y potencialmente solo mensajes en general) que recibe: coloque una respuesta automática por correo electrónico, no solo cuando esté de vacaciones, sino todos hora.
Su respuesta automática no tiene que ser larga ni detallada, pero un mensaje rápido de "¡Hola, he recibido su correo electrónico y le responderé cuando pueda!" Puede mantener a raya a los ansiosos castores.
¿Necesita un poco de orientación sobre cómo formatear su respuesta automática? Pruebe esta plantilla para comenzar:
También tenga en cuenta que es mejor ser más específico con su respuesta automática. Proporcione a las personas un cronograma general de cuándo volverán a responderlas ("Intentaré responder a las consultas comerciales dentro de tres días"), para que sepan la diferencia entre estar ocupado y usar un contestador automático como una forma para evitar por completo su bandeja de entrada (no recomendamos hacer esto, obviamente).
Además, los respondedores automáticos son una excelente manera de dirigir el trabajo a otras personas que pueden ser más adecuadas ("Si me contactas sobre una oportunidad de marketing, no dudes en enviarme un correo electrónico a nuestro asociado de marketing en").
Su respuesta automática también puede ser una oportunidad menos convencional para involucrar a las personas. ¿Te sientes un poco autopromocional? Agregue un enlace a una de sus páginas de redes sociales. ¿Quiere responder algunas preguntas de manera preventiva? Incluya unas divertidas preguntas frecuentes sobre cómo manejar algunas de las cosas por las que las personas acuden con mayor frecuencia. ¿Interesado en ser creativo? Enlace a un artículo reciente que le pareció interesante.
Sin embargo, sobre todo, asegúrese de utilizar su contestador automático como una forma de ganar tiempo y no una alternativa para responder correos electrónicos (porque, sorpresa: los respondedores automáticos no responden los mensajes por usted sin importar cuánto tiempo espere).
Pero al usar este enfoque, mantendrá a raya los correos electrónicos innecesarios. Mantendrás contentos a tus contactos. Y, lo mejor de todo, evitará que el miedo a la bandeja de entrada se arrastre a su día.
