Este tutorial cubre algunas de las cosas básicas que no se deben hacer al ingresar datos en programas de hojas de cálculo como Excel, Google Spreadsheets y Open Office Calc.
La introducción de datos correctamente la primera vez puede evitar problemas más adelante y facilitar el uso de varias herramientas y características de Excel, como fórmulas y gráficos.
Resumen de entrada de datos de Excel
Las principales recomendaciones y prohibiciones que siempre debe tener en cuenta al utilizar Excel son:
- Hacer planificar su hoja de cálculo.
- No hacer deje filas o columnas en blanco cuando ingrese datos relacionados.
- Hacer Guardar con frecuencia y guardar en dos lugares.
- No hacer use los números como encabezados de columna y no incluya unidades con los datos.
- Hacer Usa referencias de celdas y rangos nombrados en fórmulas.
- No hacer Deja las celdas que contienen fórmulas desbloqueadas.
- Hacer ordena tus datos
Planifique su hoja de cálculo
Cuando se trata de ingresar datos en Excel, es una buena idea hacer un poco de planificación antes de comenzar a escribir.
Saber para qué se usará la hoja de trabajo, los datos que contendrá y qué se hará con esos datos podría afectar en gran medida el diseño final de la hoja de trabajo.
Planificar antes de escribir podría ahorrar tiempo más tarde si la hoja de cálculo necesita reorganizarse para que sea más eficiente y más fácil de trabajar.
Puntos a considerar
- ¿Cuál es el propósito de la hoja de cálculo?
- ¿Cuántos datos retendrá la hoja de cálculo?
- ¿Se necesitan gráficos?
- ¿Se imprimirá la hoja de cálculo?
¿Cuál es el propósito de la hoja de cálculo?
- El propósito de la hoja de cálculo ayudará a determinar la ubicación de los datos, ya que la información más importante debe ser visible y de fácil acceso.
- ¿Qué cálculos se requieren? Los cálculos afectan a qué fórmulas y funciones se necesitan y dónde se ubicarán.
¿Cuántos datos retendrá la hoja de cálculo?
La cantidad de datos que la hoja de cálculo contendrá inicialmente y la cantidad que se agregará más adelante afectará la cantidad de hojas de cálculo utilizadas.
- No distribuya sus datos demasiado, ya que puede hacer que la información específica sea difícil de encontrar y los cálculos que abarcan varias hojas o libros pueden comenzar a afectar el rendimiento de Excel.
- Para hojas de trabajo grandes, a veces es útil mostrar los totales de columna importantes sobre los encabezados de columna, en lugar de obligar a los usuarios a desplazarse a la parte inferior de la hoja de trabajo para ver la información.
¿Se necesitan gráficos?
Si la totalidad o parte de los datos se mostrarán en una tabla o tablas, esto podría afectar el diseño de la información.
- Dependiendo del tipo de gráfico, es posible que los datos deban agruparse de manera diferente, como el uso de un área de resumen para gráficos circulares.
- Para hojas de cálculo grandes, los gráficos se pueden mover a páginas separadas para facilitar el hacinamiento.
¿Se imprimirá la hoja de cálculo?
La forma en que se organizan los datos puede verse afectada si todos o algunos de los datos se imprimirán, dependiendo de si se elige el diseño vertical u horizontal y el número de hojas necesarias.
- Si se va a usar la vista vertical en papel de tamaño de carta normal (8 1/2 X 11), considere colocar la mayoría de los datos en filas debajo de unas pocas columnas, de modo que todos los encabezados sean visibles en una hoja.
- Si se necesitan varias hojas, considere imprimir encabezados de columna en la parte superior de cada página para facilitar la lectura de los datos.
- Si es necesario imprimir muchas columnas de datos, el diseño horizontal puede mantener todos los encabezados en una página. Nuevamente, si se necesitan varias hojas, imprima los encabezados de las columnas en la parte superior de cada página.
- Si los gráficos se van a imprimir, moverlos a una hoja separada puede simplificar la tarea.
No deje filas o columnas en blanco en datos relacionados
Dejar filas o columnas en blanco en las tablas de datos o en rangos de datos relacionados puede dificultar el uso adecuado de una serie de características de Excel, como gráficos, tablas dinámicas y ciertas funciones.
Incluso las celdas en blanco en una fila o columna que contienen datos pueden causar problemas como se muestra en la imagen de arriba.
La ausencia de espacios vacíos también facilitará que Excel detecte y seleccione todos los datos relacionados en un rango si se usan características como la clasificación, el filtrado o la suma automática.
En lugar de dejar filas o columnas en blanco, use bordes o formatee encabezados y etiquetas con negrita o subrayado para dividir los datos y facilitar su lectura.
Ingrese sus datos en forma de columna cuando sea posible.
- Al diseñar su hoja de cálculo, coloque un encabezado descriptivo en la parte superior de la primera columna de la tabla con los datos a continuación.
- Si hay más de una serie de datos, enumérelas una tras otra en columnas (de izquierda a derecha) con el título de cada serie de datos en la parte superior.
Mantenga los datos no relacionados separados
Si bien es importante mantener juntos los datos relacionados, al mismo tiempo, puede ser útil mantener separados los rangos de datos no relacionados.
Dejar las columnas o filas en blanco entre diferentes rangos de datos u otros datos en la hoja de trabajo volverá a facilitar que Excel detecte y seleccione correctamente los rangos o tablas de datos relacionados.
Guardar con frecuencia
La importancia de guardar su trabajo con frecuencia no puede ser exagerada, o declarada con demasiada frecuencia.
Por supuesto, si está utilizando una hoja de cálculo basada en web como Hojas de cálculo de Google o Excel Online Entonces, guardar no es un problema, ya que ninguno de los programas tiene una opción de guardado, sino que trabaja con una función de guardado automático.
Sin embargo, para los programas basados en computadora, después de dos o tres cambios, ya sea agregar datos, realizar un cambio de formato o ingresar una fórmula, guarde la hoja de trabajo.
Si eso parece demasiado, ahorra al menos cada dos o tres minutos.
A pesar de que la estabilidad de las computadoras y el software de la computadora ha mejorado drásticamente en los últimos años, el software aún falla, las fallas de energía aún ocurren, y otras personas a veces tropiezan con su cable de alimentación y lo extraen de la toma de corriente.
Y cuando sucede, la pérdida de cualquier cantidad de datos, grande o pequeña, solo aumenta su carga de trabajo al intentar reconstruir lo que ya ha hecho.
Excel tiene una Guardar automáticamente característica, que generalmente funciona muy bien, pero no se debe confiar en ella. Adquiera el hábito de asegurar sus propios datos con guardados frecuentes.
Acceso directo al ahorro
Guardar no tiene que ser una tarea onerosa: mover el mouse a la cinta y hacer clic en los íconos, adquiera el hábito de ahorrar utilizando la combinación de teclas de método abreviado:
Ctrl + S
Guardar en dos lugares
Otro aspecto del ahorro que no se puede exagerar es la importancia de guardar sus datos en dos ubicaciones diferentes.
La segunda ubicación es, por supuesto, una copia de seguridad, y se ha dicho muchas veces, " Las copias de seguridad son como un seguro: tenga una y probablemente no la necesite, no la tenga y probablemente la necesite '.
La mejor copia de seguridad es aquella que se encuentra en una ubicación física diferente a la original. Después de todo, ¿de qué sirve tener dos copias de un archivo si:
- ¿Están en el mismo disco duro que falla?
- ¿Están en la misma computadora, que se roba?
- ¿Están en el mismo edificio que se quema al suelo?
Copias de seguridad basadas en web
Una vez más, hacer una copia de seguridad no tiene que ser una tarea onerosa o lenta.
Si la seguridad no es un problema (si, por ejemplo, la hoja de trabajo es una lista de sus DVD), enviar una copia por correo electrónico a través del correo web para que una copia permanezca en el servidor es probablemente suficiente.
Si la seguridad es un problema, el almacenamiento web sigue siendo una opción, aunque con una compañía que se especializa en ese tipo de cosas y cobra una tarifa por hacerlo.
En el caso de las hojas de cálculo en línea, presumiblemente, los propietarios del programa hacen una copia de seguridad de sus servidores, y esto incluye todos los datos del usuario. Pero para estar seguro, descargue una copia del archivo a su propia computadora.
No use números como encabezados de columnas y no incluya unidades con los datos
Use encabezados en la parte superior de las columnas y al principio de las filas para identificar sus datos, ya que facilitan las operaciones, como la clasificación, pero no use números como - 2012, 2013, etc. eso.
Como se muestra en la imagen de arriba, los encabezados de columna y fila que son solo números pueden ser incluidos inadvertidamente en los cálculos. Si sus fórmulas contienen funciones como:
- AutoSum
- AutoMax
- AutoAverage
que selecciona automáticamente el rango de datos para el argumento de la función.
Por lo general, estas funciones primero buscan columnas de números arriba de donde están ubicadas y luego a la izquierda para una fila de números, y cualquier encabezado que sea solo números se incluirá en el rango seleccionado.
Los números utilizados como encabezados de fila también pueden confundirse con otras series de datos si se seleccionan como parte de un rango para un gráfico en lugar de como etiquetas de ejes.
Formatee los números en las celdas del encabezado como texto o cree etiquetas de texto precediendo cada número con un apóstrofe ('), como' 2012 y '2013. El apóstrofe no se muestra en la celda, pero cambia el número a datos de texto.
Mantener las unidades en los encabezados
No ingrese moneda, temperatura, distancia u otras unidades en cada celda con los datos numéricos.
Si lo hace, es muy probable que Excel o Google Spreadsheets vean todos sus datos como texto.
En su lugar, coloque unidades en los encabezados en la parte superior de la columna, lo que, a medida que suceda, garantizará que esos encabezados sean al menos texto y no creen el problema descrito anteriormente.
Texto a la izquierda, números a la derecha
Una forma rápida de saber si tiene datos de texto o números es verificar la alineación de los datos en una celda. De forma predeterminada, los datos de texto se alinean a la izquierda en Excel y las Hojas de cálculo de Google, y los datos numéricos se alinean a la derecha en una celda.
Aunque esta alineación predeterminada se puede cambiar fácilmente, el formato normalmente no se aplica hasta después de que se hayan ingresado todos los datos y las fórmulas, por lo que la alineación predeterminada puede darle una idea de que algo anda mal en la hoja de trabajo.
Símbolos de porcentaje y moneda
La mejor práctica para ingresar todos los datos en una hoja de cálculo es ingresar solo el número simple y luego formatear la celda para mostrar el número correctamente, lo que incluye porcentajes y montos de moneda.
Excel y Google Spreadsheets, sin embargo, aceptan símbolos de porcentaje que se escriben en una celda junto con el número y ambos también reconocen símbolos de moneda comunes, como el signo de dólar ($) o el símbolo de libra británica (£) si se escriben junto con los datos numéricos, pero otros símbolos de moneda, como el Rand Sudafricano (R), probablemente se interpretarán como texto.
Para evitar posibles problemas, siga las mejores prácticas mencionadas anteriormente e ingrese la cantidad y luego formatee la celda para la moneda en lugar de escribir el símbolo de la moneda.
Utilice referencias de celdas y rangos con nombre en fórmulas
Tanto las referencias de celda como los rangos con nombre pueden y deben usarse en fórmulas para que sea más rápido y más fácil mantener las fórmulas y, por extensión, la hoja de cálculo completa, libre de errores y actualizada.
- Las referencias de celda son una combinación de la letra de columna y el número de fila de una celda, como A1, B23 y W987, y se usan para identificar la ubicación de los datos en una hoja de cálculo.
- Un rango con nombre o nombre definido es similar a una referencia de celda en que se usa para identificar una celda o rango de celdas en una hoja de cálculo.
Referencia de datos en fórmulas
Las fórmulas se utilizan en Excel para realizar cálculos, como la suma o la resta.
Si los números reales se incluyen en fórmulas tales como:
= 5 + 3
Cada vez que los datos cambian, por ejemplo, a 7 y 6, la fórmula debe editarse y los números deben cambiarse para que la fórmula se convierta en:
= 7 + 6
Si, en cambio, los datos se ingresan en las celdas de la hoja de trabajo, las referencias de las celdas o los nombres de rango se pueden usar en la fórmula en lugar de los números.
Si el número 5 se ingresa en la celda A1 y 3 en la celda A2, la fórmula se convierte en:
= A1 + A2
Para actualizar los datos, cambie el contenido de las celdas A1 y A2, pero la fórmula sigue siendo la misma que Excel actualiza automáticamente los resultados de la fórmula.
El ahorro en tiempo y esfuerzo se incrementa si la hoja de trabajo contiene fórmulas más complicadas y si varias fórmulas hacen referencia a los mismos datos, ya que los datos solo necesitan cambiarse en una ubicación y todas las fórmulas que hacen referencia a ellos se actualizarán.
El uso de referencias de celdas o rangos con nombre también hace que su hoja de trabajo sea más segura, ya que le permite proteger las fórmulas de cambios accidentales y dejar las celdas de datos accesibles.
Apuntando a los datos
Otra característica de Excel y las Hojas de cálculo de Google es que le permiten ingresar referencias de celdas o nombres de rango en fórmulas mediante el uso de apuntar, lo que implica hacer clic en una celda para ingresar la referencia en la fórmula.
Señalar señala la posibilidad de errores causados al escribir en la referencia de celda incorrecta o escribir incorrectamente un nombre de rango.
Utilice rangos con nombre para seleccionar datos
Dar un nombre a un área de datos relacionados puede hacer que sea mucho más fácil seleccionar los datos al realizar clasificaciones u operaciones de filtrado.
Si el tamaño de un área de datos cambia, el rango de un nombre se puede editar fácilmente usando el Administrador de nombres.
No deje las celdas que contienen fórmulas desprotegidas
Después de dedicar tanto tiempo a corregir sus fórmulas y utilizar las referencias de celdas correctas, muchas personas cometen el error de dejar esas fórmulas vulnerables a cambios accidentales o involuntarios.
Al colocar los datos en las celdas de la hoja de cálculo y luego hacer referencia a los datos en las fórmulas, permite que las celdas que contienen las fórmulas se bloqueen y, si es necesario, estén protegidas por contraseña para mantenerlas seguras.
Al mismo tiempo, las celdas que contienen los datos pueden dejarse desbloqueadas para que los cambios se puedan ingresar fácilmente para mantener la hoja de cálculo actualizada.
La protección de una hoja de cálculo o libro de trabajo es un proceso de dos pasos:
- Asegúrese de que las celdas correctas están bloqueadas.
- Aplica la opción de proteger la hoja y, si lo deseas, agrega una contraseña.
Ordena tus datos
Ordene sus datos una vez que haya terminado de ingresarlos.
Trabajar con pequeñas cantidades de datos sin clasificar en Excel o en Google Spreadsheets no suele ser un problema, pero a medida que aumenta la cantidad de datos, también lo hace la dificultad de trabajar con ellos de manera eficiente.
Los datos ordenados son más fáciles de entender y analizar, y algunas funciones y herramientas, como VLOOKUP y SUBTOTAL, requieren datos ordenados para obtener los resultados correctos.
Además, ordenar sus datos de diferentes maneras puede hacer que sea más fácil detectar tendencias que no son obvias al principio.
Selección de datos para ser ordenados
Antes de poder ordenar los datos, Excel necesita saber el rango exacto que se va a ordenar y, por lo general, Excel es bastante bueno en la selección de áreas de datos relacionados siempre y cuando se ingresaron:
- No se dejaron filas o columnas en blanco dentro de un área de datos relacionados;
- Y se dejaron filas y columnas en blanco entre las áreas de datos relacionados.
Excel incluso determinará, con bastante precisión, si el área de datos tiene nombres de campo y excluirá esta fila de los registros que se ordenarán.
Sin embargo, permitir que Excel seleccione el rango a clasificar puede ser riesgoso, especialmente con grandes cantidades de datos que son difíciles de verificar.
Uso de nombres para seleccionar datos
Para asegurarse de que se seleccionan los datos correctos, resalte el rango antes de comenzar la clasificación.
Si el mismo rango debe ordenarse repetidamente, el mejor enfoque es darle un nombre.
Si se define un nombre para el rango a clasificar, escriba el nombre en el Cuadro de nombres, o selecciónelo de la lista desplegable asociada y Excel destacará automáticamente el rango correcto de datos en la hoja de cálculo.
Filas y columnas ocultas y clasificación
Las filas y columnas de datos ocultas no se mueven durante la clasificación, por lo que deben ocultarse antes de que se realice la clasificación.
Por ejemplo, si la fila 7 está oculta y forma parte de un rango de datos ordenados, permanecerá como fila 7 en lugar de moverse a su ubicación correcta como resultado de la clasificación.
Lo mismo ocurre con las columnas de datos. La clasificación por filas implica reordenar columnas de datos, pero si la Columna B está oculta antes de la clasificación, permanecerá como Columna B y no se reordenará con las otras columnas en el rango ordenado.
Todos los números deben ser tiendas como números
Compruebe que todos los números se almacenan como números. Si los resultados no son los que esperaba, la columna puede contener números almacenados como texto y no como números. Por ejemplo, los números negativos importados de algunos sistemas contables o un número ingresado con un líder ' (apóstrofe) se almacenan como texto.
Cuando clasifica rápidamente los datos con ARIZONA o Z-A Botón, las cosas pueden salir terriblemente mal. Si hay una fila en blanco o columnas en blanco dentro de los datos, parte de los datos puede ordenarse, mientras que otros datos se ignoran. ¡Imagine el desastre que tendrá, si los nombres y el número de teléfono ya no coinciden, o si los pedidos van a los clientes equivocados!
La forma más sencilla de asegurarse de que se selecciona el rango correcto de datos antes de ordenarlos es asignarle un nombre.
El segundo supuesto afecta exactamente lo que Excel ordena. Si tiene una sola celda seleccionada, Excel extiende la selección para seleccionar un rango (al igual que presionar Ctrl + Shift + 8) delimitado por una o más columnas y filas en blanco. Luego examina la primera fila en el rango seleccionado para determinar si contiene información de encabezado o no.
Aquí es donde la clasificación con las herramientas de la barra de herramientas puede ser complicada. Su encabezado (suponiendo que tenga uno) debe cumplir con algunas pautas bastante estrictas para que Excel lo reconozca como encabezado. Por ejemplo, si hay celdas en blanco en la fila del encabezado, Excel puede pensar que no es un encabezado. Del mismo modo, si la fila del encabezado tiene el mismo formato que las otras filas del rango de datos, es posible que no la reconozca. Además, si su tabla de datos está compuesta completamente de texto y su fila de encabezado no contiene más que texto, Excel prácticamente no reconocerá la fila de encabezado. (La fila se parece a otra fila de datos de Excel).
Solo después de seleccionar el rango y determinar si hay una fila de encabezado, Excel hará la clasificación real. La satisfacción con los resultados depende de si Excel acertó tanto en la selección de rango como en la determinación de la fila del encabezado. Por ejemplo, si Excel no cree que tenga una fila de encabezado, y la tiene, entonces el encabezado se clasifica en el cuerpo de los datos; Esto es generalmente algo malo.
Para asegurarse de que su rango de datos se reconoce correctamente, use la Ctrl + Shift + 8 atajo para ver lo que Excel selecciona; Esto es lo que se ordenará. Si no coincide con sus expectativas, entonces necesita modificar el carácter de los datos en su tabla o seleccionar el rango de datos antes de usar Ordenar caja de diálogo.
Para asegurarse de que su encabezado sea reconocido correctamente, use la Ctrl + Shift + 8 atajo para seleccionar el rango de datos, luego mira la primera fila. Si su encabezado tiene celdas en blanco entre las seleccionadas en la primera fila o si la primera fila está formateada como la segunda fila, o si ha seleccionado más de una fila de encabezado, Excel asume que no tiene ninguna fila de encabezado. Para corregir esto, realice cambios en la fila del encabezado para asegurarse de que Excel lo reconozca correctamente.
Finalmente, todas las apuestas podrían estar desactivadas si su tabla de datos utiliza encabezados de varias filas. Excel tiene dificultades para reconocerlos. Compones el problema cuando esperas que incluya filas en blanco en ese encabezado; simplemente no puede hacerlo automáticamente. Sin embargo, puede simplemente seleccionar todas las filas que desea ordenar antes de hacer la clasificación. En otras palabras, sea específico en lo que quiere que Excel ordene; No permita que Excel haga las suposiciones por usted.
Fechas y horarios almacenados como texto
Si los resultados de la clasificación por fecha no resultan como se esperaba, los datos en la columna que contiene la clave de clasificación podrían contener fechas u horas almacenadas como datos de texto en lugar de números (las fechas y las horas son solo datos de números con formato).
En la imagen de arriba, el registro de A. Peterson terminó en la parte inferior de la lista, cuando, según la fecha de préstamo del 5 de noviembre de 2014, el registro debería haber estado por encima del registro de A. Wilson, que también tiene un Fecha de préstamo del 5 de noviembre.
El motivo de los resultados inesperados es que la fecha de préstamo de A. Peterson se ha almacenado como texto, en lugar de como un número
Datos mixtos y clasificaciones rápidas
Cuando se combina el método de clasificación rápida de registros que contienen texto y datos numéricos, Excel clasifica el número y los datos de texto por separado, colocando los registros con datos de texto al final de la lista ordenada.
Excel también puede incluir los encabezados de columna en los resultados de la clasificación, interpretándolos como una fila más de datos de texto en lugar de los nombres de campo para la tabla de datos.
Ordenar advertencias - Ordenar cuadro de diálogo
Como se muestra en la imagen anterior, si se usa el cuadro de diálogo Ordenar, incluso para ordenar en una columna, Excel muestra un mensaje que le advierte que ha encontrado datos almacenados como texto y le ofrece la opción de:
- Ordena cualquier cosa que parezca un número como un número.
- Ordenar los números y los números almacenados como texto por separado.
Si elige la primera opción, Excel intentará colocar los datos de texto en la ubicación correcta de los resultados de clasificación.
Elija la segunda opción y Excel colocará los registros que contengan datos de texto en la parte inferior de los resultados de la clasificación tal como lo hace con las clasificaciones rápidas.
